Les entreprises qui souhaitent maîtriser leur processus de vente et évoluer avec lui se lancent souvent dans l’intégration d’un logiciel de gestion commerciale pour savoir à tout moment où en est leur stock et afin de pouvoir répondre aux besoins de leurs clients de la meilleure manière possible. Offrant une grande accessibilité à toutes les informations du processus commercial d’une entreprise, l’intégration d’un logiciel de gestion commerciale nécessite cependant l’évitement de certaines erreurs pour être efficace.
Ne pas écouter ses besoins
En matière de nouvelles technologies, on est souvent tenté, notamment dans le milieu professionnel, d’intégrer le meilleur au sein de notre entreprise. Par le meilleur, nous pouvons notamment entendre la technologie dernier cri, qui comprend de nombreuses fonctionnalités. Cependant, en termes de logiciel de gestion commerciale, il est surtout important de trouver le logiciel le plus adapté à vos propres besoins comme à ceux de votre entreprise et de vos employés en général. Pour cela, vous devez alors établir une sorte de cahier des charges concernant les fonctionnalités que devra absolument avoir le futur logiciel intégré en demandant leurs besoins à vos collaborateurs.
Ne pas prioriser vos demandes
Après avoir minutieusement récolté les demandes et besoins des collaborateurs de votre entreprise qui seront au contact quotidien du nouveau logiciel de gestion commerciale, procédez ensuite à la hiérarchisation de ces informations. En effet, si vous ne prenez pas le temps de prioriser vos demandes, vous risquez encore une fois de vous retrouver avec un logiciel de gestion commerciale pas tout à fait adapté à votre travail quotidien. Prenez alors le temps de distinguer les besoins les plus importants des moins exigeants. Faites aussi le tri, pondérez les demandes et indiquez les fonctionnalités qui seraient un plus, mais qui ne sont pas indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Sélectionnez les demandes importantes.
Croire à l’impossible
Une fois vos besoins listés et priorisés, votre cahier des charges envoyé à l’organisation qui sera chargée d’intégrer et d’entretenir votre système informatique, vous devez vous attendre à quelques changements de la part des consultants en informatique. En effet, il ne faut pas croire en l’impossible, si l’organisation ne vous met aucune barrière face à toutes vos demandes, c’est certainement que celle-ci ne réalisera pas votre cahier des charges et que vous serez alors déçu de votre logiciel de gestion commerciale. Un outil informatique peut rarement faire tout ce que l’on souhaite et certaines fonctionnalités devront alors être modifiées ou même supprimées.
S’engager et demander un engagement de l’éditeur du logiciel
Une fois que vous aurez pu vérifier que le consultant en informatique qui s’occupera d’éditer votre logiciel de gestion commerciale est fiable et honnête vis-à-vis de l’édition du logiciel et de ses différentes fonctionnalités, vous devez alors vous aussi vous engager à croire en ses solutions pour vous apporter le plus de réponses positives concernant vos besoins. De son côté, l’éditeur devra également s’engager en contrepartie à vous expliquer clairement et à vous éclairer sur l’utilisation de toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion commerciale.
En somme, lorsque une entreprise souhaite intégrer un logiciel de gestion commerciale dans son système informatisé, les responsables doivent préalablement définir et hiérarchiser les besoins en fonction notamment, des demandes des collaborateurs. Un cahier des charges concret permet en effet de ne pas avoir de déception et de répondre aux problématiques essentielles à votre domaine d’activité et de votre entreprise. C’est de cette façon que vous pourrez faire un choix éclairé concernant le logiciel, mais aussi exiger un engagement auprès du consultant informatique.
