À un moment ou à un autre, les entreprises envisagent de passer sur une suite collaborative et bureautique en ligne et beaucoup optent pour une migration vers Office 365. Office 365 est la dernière version de Microsoft Office fonctionnant sur PC et Mac. Proposée en abonnement annuel ou mensuel, la licence est rattachée à un utilisateur et non plus à un poste, et la suite de logiciels est assortie d’un ensemble de services Cloud. Mais si migrer vers le cloud constitue une solution solide, ce n’est pas pour autant évident et le succès de la migration dépend de nombreux facteurs. Voici 4 conseils pour réussir sa migration vers Office 365.
1. Faire l’inventaire des tâches
La migration vers Office 365 exige la planification d’un nombre important de tâches qui peut notamment comprendre :
- le recours temporaire à un système hybride pendant la transition. Par exemple, certains utilisateurs et emplacements de stockage peuvent rester avec Exchange sur site pendant que le reste des données est déménagé vers le cloud.
- l’archivage des courriels avec encodage des formats de messages existants
- la migration des données contenues dans les agendas et les applications
Du fait de la complexité et de l’ampleur de la tâche, il peut être préférable pour la direction des systèmes d’information de l’entreprise de faire appel à une société de services spécialisée.
2. Préparer la migration
Passer au cloud nécessite une préparation soignée.
- Les données. C’est le moment de prendre des décisions quant à ce que l’on veut conserver, ce qu’il faut archiver, migrer et supprimer. Par exemple, il est possible d’archiver les courriels grâce à un outil tiers d’archivage, car transférer tous les courriels prend beaucoup de place alors que les utilisateurs consultent très peu les anciens messages.
- Le réseau. Il est fréquent que le réseau des entreprises soit trop lent du fait de la multitude d’utilisateurs travaillant simultanément en ligne. Lors du passage à Office 365, il peut être judicieux de mettre en place une solution globale de pare-feu géré de façon centrale afin de répartir le trafic des données sur des réseaux externes sans compromettre la sécurité.
3. Veiller à la conformité et la sécurité
La configuration initiale de Microsoft Office 365 fournissant une protection basique, avant d’emménager dans le nouvel environnement, les entreprises doivent mettre en place un système de sécurité. Celui ci doit notamment inclure des solutions de protection avancée contre les menaces persistantes avancées.
Un pare-feu antipourriel compatible avec Office 365, sous forme de SaaS ou de solution d’appliance locale, est indispensable pour assurer une protection appropriée. Ce système fournit plusieurs niveaux de sécurité et protège efficacement des menaces d’attaques d’hameçonnage et de ransomwares.
4. Prévoir une fonction de sauvegarde et de récupération des données
Avec Office 365, les données supprimées sont perdues au bout de 90 jours et il existe en outre un risque de perte de data suite à un incident, une erreur utilisateur ou un sabotage. La restauration de fichiers supprimés est longue et complexe car Microsoft le fait manuellement. Il est plus intéressant d’opter pour les technologies de sauvegarde cloud à cloud qui sont plus rapides et plus efficaces, l’administrateur effectuant lui-même instantanément la restauration des fichiers perdus.
La migration vers Office 365 devient de plus en plus populaire. Mais passer au cloud nécessite plus qu’une simple mise à niveau logicielle : afin que l’opération soit couronnée de succès, l’entreprise doit être bien préparée et suivre un processus complexe de migration de l’infrastructure.
