Les bonnes pratiques à suivre!
Dans les petites et moyennes entreprises, pouvoir accéder rapidement et de manière sécuritaire aux données contenues dans les documents et les fichiers est essentiel.
Les avantages sont nombreux: accélère le repérage, favorise le partage et l’exploitation de l’information, accroît l’efficacité, etc. Plusieurs entreprises sous-estiment toutefois l’importance d’établir un plan de classement et de faire appliquer des règles de bonnes pratiques concernant le nommage des fichiers et dossiers.
Un nom de fichier ou de dossier doit être court, significatif et représentatif de son sujet. En fait, le nom est pertinent lorsque seule sa lecture est suffisante pour identifier le contenu sans devoir ouvrir le fichier. Il faut donc trouver le meilleur compromis entre une désignation courte et une désignation explicite permettant de rapidement décoder le contenu qui lui est associé.
8 règles de base à retenir
- Évitez les symboles, les accents et les caractères spéciaux (%?&*!^), car plusieurs systèmes d’exploitation les interdisent ou les interprètent d’une manière inadéquate.
- Utilisez les tirets bas « _ » pour remplacer les espaces.
- Évitez les verbes, adverbes, adjectifs ou mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.) dans un nom de fichier ou de lui attribuer une phrase.
- Choisissez des noms courts (30 caractères maximum).
- Indiquez le sujet principal en premier, suivi de quelques mots significatifs.
- Pour faciliter le tri numérique, ajoutez le 0 devant les nombres de 1 à 9 et utilisez le format de date suivant: aaaa-mm-jj.
- Plusieurs versions d’un même fichier? Ajoutez une mention et numérotez-les.
Ex.: plan_travail_v01 / plan_travail_v02 / plan_travail_vf - Pour les fichiers reçus, validez leurs noms ou modifiez-les au besoin lors de leur enregistrement dans la structure de répertoire.
