Gagner en productivité est devenu une priorité pour les entreprises, comme pour les professionnels. Et si la clé résidait dans une meilleure utilisation des outils que vous avez déjà sous la main?
Microsoft 365, anciennement Office 365, est bien plus qu’une suite bureautique : c’est un véritable écosystème conçu pour favoriser la collaboration, l’automatisation et la gestion efficace des tâches quotidiennes.
Grâce à son équipe d’experts certifiés Microsoft, Solulan vous présente 8 outils incontournables de Microsoft 365 pour améliorer votre organisation, votre communication et votre efficacité.
1. Microsoft Teams – Centraliser la collaboration en un seul endroit
Microsoft Teams est une plateforme de collaboration qui intègre des fonctionnalités de clavardage, de réunion et de partage de fichiers. Les professionnels peuvent utiliser Teams pour communiquer rapidement entre eux, partager des informations en temps réel et collaborer sur des projets. Teams permet également de créer des canaux dédiés pour différents projets ou départements, ce qui facilite l'organisation des discussions et des documents.
Fonctionnalités clés :
- Canaux thématiques pour organiser les conversations par projet ou département.
- Partage et coédition de fichiers en temps réel (Word, Excel, PowerPoint).
- Intégration d'applications comme Planner, OneNote, SharePoint ou même des outils externes (Trello, Asana).
Bonnes pratiques :
- Créez des canaux standards pour chaque projet.
- Utilisez les onglets pour intégrer vos outils favoris directement dans Teams.
- Automatisez des rappels ou suivis avec Power Automate.
2. Outlook – Gérer ses courriels et son temps avec efficacité
Outlook demeure un pilier de la productivité, surtout lorsqu’il est bien configuré. Il permet de gérer vos courriels, calendriers et contacts en un seul endroit. Les professionnels peuvent utiliser Outlook pour organiser leurs journées, planifier des réunions et rester connectés avec leurs collègues et clients. Outlook offre également des fonctionnalités de gestion des tâches et des rappels, ce qui aide à rester organisé et à ne pas manquer les échéances importantes.
Fonctionnalités clés :
- Boîte de réception prioritaire pour mieux trier vos courriels.
- Intégration native avec Microsoft To Do et le calendrier.
- Partage d’agenda pour planifier facilement des réunions.
Astuce productivité :
Utilisez la fonctionnalité « Ma journée » pour regrouper vos courriels à traiter, vos tâches et vos rendez-vous au même endroit.
3. OneNote – Ne perdez plus jamais une bonne idée
OneNote est un outil de prise de notes numérique qui permet de capturer et d'organiser des informations de manière structurée. Les professionnels peuvent utiliser OneNote pour prendre des notes pendant les réunions, créer des guides de référence rapide et partager des informations importantes avec l'équipe. OneNote permet également de synchroniser les notes sur tous les appareils, ce qui facilite l'accès aux informations à tout moment et en tout lieu.
Fonctionnalités clés :
- Organisation par sections, pages et sous-pages.
- Insertion facile de fichiers, images, liens ou captures d’écran.
- Synchronisation avec Teams et Outlook.
Exemples d’usage :
- Compte rendu de réunions.
- Cahier de formation pour les nouvelles recrues.
- Suivi de projet ou documentation interne.
4. Planner – Une gestion de projet visuelle et accessible
Microsoft Planner est idéal pour gérer les tâches et les projets. Les gestionnaires peuvent utiliser Planner pour assigner des tâches spécifiques aux membres de l'équipe, suivre l'avancement des projets et s'assurer que toutes les étapes sont complétées à temps. Planner offre une vue d'ensemble des projets en cours, ce qui permet de visualiser facilement les tâches à accomplir et de prioriser les activités en fonction des échéances. Microsoft Planner permet ainsi à toute l’équipe de voir qui fait quoi, pour quand, et où en est chaque tâche.
Fonctionnalités clés :
- Tableaux de type Kanban avec étiquettes, dates d’échéance et pièces jointes.
- Vue calendrier ou graphique pour suivre l’avancement.
- Intégration avec Teams et Outlook.
Astuce :
Liez Planner à Power Automate pour envoyer automatiquement un rappel si une tâche est en retard.
5. To Do – Organisez vos journées avec clarté
Microsoft To Do est une application simple et puissante pour gérer vos priorités au quotidien. Vous pouvez créer des listes de tâches, définir des dates d'échéance et des rappels, et marquer vos tâches les plus importantes. To Do permet également de décomposer les tâches plus importantes en étapes plus gérables et d'ajouter des notes pour enregistrer des détails supplémentaires. Toutes vos tâches sont synchronisées avec Outlook, ce qui vous permet de les gérer facilement depuis un seul endroit.
Fonctionnalités clés :
- Création de listes (projets, clients, tâches récurrentes).
- Synchronisation avec Outlook.
- Partage de listes avec des collègues.
Bon à savoir :
To Do vous suit partout – sur ordinateur, tablette et mobile – pour ne rien oublier.
6. Microsoft Lists – Organiser l’information de manière intelligente
Microsoft Lists est un outil souvent méconnu, mais incroyablement puissant pour structurer, visualiser et partager des informations au sein d’une équipe. Il s’agit d’un excellent complément à SharePoint et Teams, notamment pour le suivi de projets, d’équipements, de clients ou de tâches complexes.
Fonctionnalités clés :
- Création de listes à partir de modèles (gestion d’événements, demandes de congés, inventaires, etc.).
- Possibilité de personnaliser les colonnes (texte, choix, date, personne assignée, etc.).
- Affichage en grille, en calendrier ou en galerie.
- Alertes et automatisations intégrées avec Power Automate.
Cas d’usage concrets :
- Suivre l’évolution des livrables dans un projet complexe.
- Gérer les demandes internes (TI, RH, maintenance).
- Centraliser les suivis de clients ou de prospects (mini-CRM interne).
Bon à savoir :
Microsoft Lists est intégré dans Teams, ce qui permet de collaborer sur des listes dynamiques sans quitter votre environnement de travail.
7. Power Automate – Libérez du temps grâce à l’automatisation
Avec Power Automate, vous pouvez automatiser les tâches répétitives et créer des flux de travail personnalisés entre vos différentes applications Microsoft 365 ou externes. Par exemple, vous pouvez automatiser l'envoi de courriels de suivi après chaque réunion ou créer des alertes pour les tâches urgentes.
Exemples de flux utiles :
- Sauvegarder automatiquement les réponses d’un formulaire Forms dans une feuille Excel.
- Envoyer une notification Teams lorsqu’un fichier est modifié dans SharePoint.
- Gérer les approbations d’un document ou d’une demande RH.
Conseil :
Commencez avec les modèles prédéfinis pour découvrir le potentiel de l’outil.
8. Microsoft Copilot – Une IA intégrée pour aller plus vite
Copilot pour Microsoft 365 est un assistant basé sur l’IA, intégré directement dans Word, Outlook, Excel, Teams et d’autres applications de l’environnement M365. Il utilise l'intelligence artificielle pour vous aider à accomplir vos tâches plus rapidement et plus efficacement. Copilot peut générer des résumés de réunions, extraire automatiquement les tâches mentionnées et les assigner dans Planner ou To-Do, et analyser les conversations pour extraire les décisions clés. Par exemple, dans Microsoft Teams, Copilot peut vous fournir un résumé structuré de la rencontre, même si vous êtes arrivé en retard ou que vous n'avez pas tout noté. Dans Outlook, Copilot peut condenser de longs courriels en résumés courts et pertinents.
Fonctionnalités clés :
- Résumer des fils de courriels ou des réunions Teams.
- Générer un plan de document ou un brouillon de présentation.
- Analyser automatiquement des données Excel.
Conseils :
- Déployez Copilot stratégiquement dans votre entreprise et formez votre équipe à bien l’utiliser.
- Apprenez l’art de prompter pour utiliser Copilot à son plein potentiel.
Solulan, votre partenaire Microsoft pour entreprises
En combinant collaboration, gestion des tâches, automatisation et IA, Microsoft 365 devient un véritable accélérateur de productivité. Que vous soyez une PME ou une grande organisation, tirer parti de ces outils nécessite une mise en œuvre réfléchie et adaptée.
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