Avec Copilot Cowork (Cotravail), une nouvelle façon de travailler avec l’intelligence artificielle se dessine dans l’écosystème Microsoft 365. Alors que Copilot Chat (Clavardage) accompagne l’utilisateur dans son travail, Cowork permet de lui confier un objectif et de déléguer les étapes nécessaires pour l’atteindre. Cette distinction change considérablement la façon dont une entreprise peut intégrer l’IA à ses processus quotidiens.
Faut-il pour autant délaisser Copilot Chat au profit de Cowork? Pas du tout. Les deux outils répondent à des besoins différents. Tout l’enjeu consiste plutôt à déterminer quelles tâches méritent d’être réalisées avec l’aide de l’IA et lesquelles peuvent véritablement lui être déléguées.
Copilot Chat : travailler avec l’IA
Avec Copilot Chat, l’utilisateur demeure activement impliqué dans la réalisation de la tâche. Il formule une demande, obtient une réponse, précise ses instructions et poursuit la conversation jusqu’à obtenir le résultat souhaité. Cette approche convient particulièrement aux besoins ponctuels ou aux situations où l’on souhaite obtenir une réponse immédiate :
- préparer une réponse à un courriel;
- résumer une réunion Teams;
- faire ressortir les décisions et les actions à prendre;
- comprendre une procédure;
- synthétiser l’information contenue dans des documents.
Copilot Cowork fonctionne différemment. Plutôt que de travailler avec l’IA étape par étape, l’utilisateur définit le résultat qu’il souhaite obtenir. Cowork peut ensuite analyser le mandat, le diviser en différentes tâches, consulter les sources d’information disponibles et exécuter le travail. Des points d’approbation permettent à l’utilisateur d’intervenir lorsque nécessaire, notamment avant qu’une action comme l’envoi d’un courriel soit effectuée.
La différence peut donc se résumer ainsi : avec Copilot Chat, on travaille avec l’IA; avec Copilot Cowork, on lui délègue un travail.
| Critère | Copilot Chat | Copilot Cowork |
|---|---|---|
| Résultat attendu | Réponse ou aide immédiate | Exécution d’un résultat défini |
| Mode de travail | Interaction pilotée dans une session | Exécution multitâche sous supervision |
| Continuité | Vous restez dans la session | Peut se poursuivre en arrière-plan |
| Portée des actions | Dans l’application ou le contexte ouvert | Actions entre applications ou systèmes autorisés |
| Valeur / coût | Faible friction pour avancer maintenant | Si la valeur justifie les crédits, la supervision et la gouvernance |
De l’assistance à la délégation
Pour mieux saisir cette distinction, on peut comparer Copilot Chat à un stagiaire que l’on accompagne. On lui confie une tâche, on échange avec lui et on demeure impliqué dans les différentes étapes. Cowork se rapproche davantage d’un employé qui connaît déjà la méthode de travail. On peut lui expliquer ce que l’on souhaite obtenir, le laisser avancer et intervenir à des moments précis pour valider son travail.
Prenons l’exemple d’une revue trimestrielle d’un portefeuille de clients. Cette tâche peut nécessiter de consulter plusieurs systèmes et sources d’information, de regrouper les données pertinentes et de produire un résultat consolidé. Plutôt que d’effectuer une série de requêtes successives avec Copilot Chat, l’utilisateur peut définir l’objectif à atteindre et les sources à considérer. Cowork prend ensuite en charge les différentes étapes du mandat.
Cette autonomie ne signifie toutefois pas que la supervision humaine disparaît. Les résultats demeurent produits par une intelligence artificielle et doivent être vérifiés, particulièrement lorsqu’ils servent à effectuer des actions au nom de l’utilisateur.
Des compétences pour rendre les processus réutilisables
L’une des fonctions importantes de Cowork repose sur les compétences, ou skills. Elles permettent de transformer une méthode de travail en processus réutilisable en définissant :
- le résultat recherché;
- les étapes à exécuter;
- les sources d’information à consulter;
- le format attendu;
- les points d’approbation nécessaires.
Ce principe devient particulièrement intéressant pour les tâches répétitives. Une fois qu’une méthode donne le résultat souhaité, elle peut être transformée en compétence plutôt que d’avoir à fournir les mêmes instructions à chaque nouvelle utilisation. La compétence peut ensuite être réutilisée, partagée et améliorée au fil du temps.
Un autre élément à considérer est l’emplacement des données nécessaires à l’exécution du travail. L’information d’une entreprise ne se trouve pas uniquement dans Microsoft 365. Elle peut aussi être répartie dans un CRM, un système financier, un outil de gestion de projets ou une plateforme de billetterie. Les plugins (plugiciels) permettent d’ajouter de telles sources d’information et de faire le pont entre celles-ci et les compétences utilisées par Cowork. Pour les entreprises qui souhaitent connecter leurs systèmes et automatiser des processus plus larges, Microsoft Power Platform peut également compléter les possibilités offertes par Copilot.
Une tâche commerciale pourrait donc s’appuyer sur des renseignements provenant du CRM, tandis qu’un processus opérationnel pourrait consulter un système de billetterie. Cette capacité permet d’envisager des processus qui vont au-delà d’une simple recherche d’information dans les courriels, les documents ou Teams.
Cowork permet également de planifier des tâches récurrentes, par exemple :
- préparer une synthèse de fin de semaine chaque vendredi;
- lancer une revue des propositions le lundi;
- produire un état de situation chaque matin.
Dans quels cas Copilot Cowork est-il réellement pertinent?
Cowork ne devrait pas être utilisé systématiquement. Son utilisation repose sur des crédits dont la consommation varie notamment selon la complexité de la demande, le nombre d’étapes à effectuer et le modèle utilisé. Il devient donc important d’évaluer si la tâche mérite véritablement d’être déléguée.
Un simple résumé des courriels, par exemple, peut déjà être réalisé avec Copilot Chat. L’information provient essentiellement d’une source et le résultat recherché demeure relativement simple. En revanche, si l’objectif consiste à analyser les courriels qui nécessitent un suivi et à préparer les ébauches des réponses correspondantes, Cowork devient plus pertinent puisque le mandat comprend plusieurs étapes et plusieurs livrables.
La question du coût devrait donc être mise en relation avec l’effort nécessaire pour réaliser manuellement la tâche. Une tâche qui exige habituellement une demi-journée pourrait, par exemple, être déléguée à Cowork, puis nécessiter seulement une partie du temps de l’utilisateur pour vérifier le travail et intervenir au besoin.
Cette réflexion amène une autre question, probablement plus importante encore : que fera-t-on du temps récupéré? Déléguer une tâche à l’IA n’apporte réellement de valeur que si le temps ainsi libéré peut être consacré à d’autres activités. L’objectif n’est donc pas d’automatiser le plus de tâches possible, mais d’identifier celles pour lesquelles la délégation présente un véritable intérêt. Cette analyse permet de prioriser les processus à automatiser selon le temps qu’ils mobilisent, leur fréquence et leur niveau de complexité.
Quelles erreurs éviter avec Copilot Cowork?
- Utiliser Cowork pour une tâche trop simple. Lorsqu’une demande peut être traitée rapidement avec Copilot Chat, il n’est pas nécessairement pertinent de mettre en œuvre un processus plus complexe qui consommera des crédits.
- Formuler une demande trop vague. Une instruction imprécise risque de produire un résultat qui ne répond pas au besoin. Une technique utile consiste à demander à Copilot de poser les questions nécessaires avant de commencer le travail afin de clarifier l’objectif, les sources et le livrable attendu.
- Négliger les points d’approbation. Lors des premières utilisations d’une compétence ou d’un processus, il est important de vérifier les résultats avant d’autoriser les actions proposées. Si un courriel ou un document est envoyé au nom d’un utilisateur, celui-ci demeure responsable du contenu. Les validations devraient être ajustées seulement après plusieurs exécutions satisfaisantes. Cette supervision devrait s’inscrire dans un cadre plus large de gouvernance et de sécurité des données liées à l’IA.
Copilot Chat ou Copilot Cowork : comment choisir?
Il serait donc erroné de considérer Copilot Cowork comme le successeur de Copilot Chat. Le premier ne remplace pas le second. Ils correspondent plutôt à deux façons de travailler avec l’intelligence artificielle.
- Choisissez Copilot Chat pour obtenir une réponse immédiate, comprendre de l’information, créer du contenu ou travailler en interaction avec l’IA.
- Choisissez Copilot Cowork lorsque le mandat comprend plusieurs étapes, mobilise différentes sources d’information ou peut être structuré pour en déléguer l’exécution.
Pour une entreprise, la réflexion devrait donc commencer par l’analyse des tâches qui occupent actuellement du temps dans les équipes. Lesquelles sont suffisamment répétitives, structurées et chronophages pour qu’il soit réellement intéressant d’en déléguer l’exécution à l’IA?
C’est à partir de cette question que Copilot Cowork peut trouver sa place aux côtés de Copilot Chat.
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