EN BREF
Pour soutenir sa croissance et offrir une expérience client plus cohérente, Magalex souhaitait remplacer ses outils dispersés par un environnement de gestion intégré. Solulan a déployé RapidStart CRM, RapidStart Gestion de projets et Microsoft Power Platform afin de centraliser les soumissions, automatiser les suivis et relier les opérations aux données financières de QuickBooks.
L’histoire de Magalex
Magalex est un entrepreneur général spécialisé dans la construction résidentielle haut de gamme dans les Laurentides. Chaque projet est conçu sur mesure et mobilise de nombreux sous-traitants et fournisseurs. Cette réalité exige une coordination rigoureuse dès l’estimation et jusqu’au suivi financier du chantier.
Avec la croissance de l’entreprise, la multiplication des communications, des documents et des fichiers de suivi rendait l’information plus difficile à retrouver et à exploiter. Magalex cherchait donc une solution capable de soutenir ses opérations, de mieux encadrer ses projets et de lui donner une vision plus rapide de leur état d’avancement.
Après une première tentative de développement sur mesure qui ne répondait que partiellement à ses besoins, Magalex voulait une approche plus prévisible : une feuille de route claire, un budget maîtrisé et une plateforme pouvant évoluer avec l’entreprise.
Le défi
Le principal défi n’était pas le manque d’outils, mais leur fragmentation. Les courriels servaient aux demandes de prix, Dropbox au classement des documents, Excel au suivi budgétaire et QuickBooks à la comptabilité, sans continuité entre ces environnements.
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- Des relances manuelles qui mobilisaient du temps
- Une visibilité limitée sur l’état des soumissions
- Des données difficiles à consolider pour la direction
- Un risque accru d’oublis, de retards et d’écarts budgétaires
Pour un seul projet, l’équipe peut devoir coordonner plusieurs corps de métier et un volume important d’échanges avec les sous-traitants et les fournisseurs. Sans vue d’ensemble, chaque suivi devient plus long et la prise de décision repose sur des informations réparties dans plusieurs systèmes.
Pourquoi Magalex a choisi Solulan
Solulan s’est démarquée par une approche structurée qui tenait compte à la fois des besoins immédiats de Magalex et de sa vision à plus long terme.
L'approche proposée par Solulan a rapidement fait la différence :
- Une feuille de route claire et un budget défini dès le départ
- Une solution adaptée aux processus du secteur de la construction
- Une équipe capable de comprendre l’expérience que Magalex voulait offrir à ses clients
- Une plateforme évolutive, appuyée par l’écosystème Microsoft
Cette compréhension globale a permis de concevoir une solution qui ne se limitait pas à numériser des tâches existantes, mais qui améliorait la continuité de l’information tout au long du projet.
La solution mise en place
La solution repose sur des composantes complémentaires qui soutiennent le cycle complet, de la relation client au contrôle financier.
Concrètement, lorsqu’une demande de prix est créée, les fournisseurs reçoivent l’information pertinente à partir d’un dossier centralisé. Les relances peuvent être automatisées, les réponses sont regroupées pour comparaison et les montants retenus alimentent ensuite le suivi budgétaire du projet.
- RapidStart CRM centralise les contacts, les clients, les occasions et les communications.
- RapidStart Gestion de projets structure les demandes de soumissions, les budgets, les documents et les suivis.
- Microsoft Power Platform automatise les relances, extrait l’information des courriels et des documents, puis fait circuler les données entre les systèmes.
- QuickBooks demeure la source comptable et alimente la comparaison entre les budgets prévus et les dépenses réelles.
L’information accompagne ainsi le projet de la soumission au suivi financier, ce qui réduit les doubles saisies et donne à l’équipe une vue commune de la situation.
Les résultats
Depuis la mise en place de RapidStart, Magalex dispose d’une meilleure visibilité sur ses opérations et consacre moins d’efforts aux tâches de coordination manuelle.
Résultats observés
- Environ 40 % moins de temps consacré au suivi des soumissions
- Plus de 25 fournisseurs et sous-traitants pouvant être coordonnés pour un même projet
- Tous les projets actifs suivis dans un environnement commun regroupant les informations opérationnelles et financières
- Une meilleure visibilité sur l’avancement des soumissions et les priorités d’intervention
- Une détection plus rapide des écarts budgétaires
- Des suivis plus constants auprès des clients et des partenaires
Au-delà des gains opérationnels, cette structure permet à la direction de prendre des décisions plus rapidement, d’améliorer la prévisibilité financière et de réduire les risques de dépassement. Elle aide également Magalex à soutenir un plus grand volume de projets sans augmenter proportionnellement les tâches administratives, tout en offrant une expérience client plus cohérente.
Ce qu'en pense Magalex
« Nous avons particulièrement apprécié la flexibilité dont Solulan a fait preuve tout au long du mandat. Malgré l'évolution de nos besoins, l'équipe a su s'adapter et nous accompagner pleinement, tout en respectant le budget établi au départ.
Nous sommes plus proactifs avec nos clients parce que nous avons rapidement accès à l’information dont nous avons besoin. Nous avons senti une équipe réellement engagée dans la réussite de notre projet. »
— Dominique Lalande, Président, Magalex
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